ども、こんにちは！みっとです★
新年度になってから、ほぼほぼ毎日ブログが書けていますね。
自分でも珍しく思います。
いつ書いているかというとお昼時間中。
できたら、こういうお昼時間をつかってブログを書いたりしようと思っています。
今日のタイトルは、“「ミスが起こる」の考えのもと、事前に動く”ということです。
これは今日のちょっとした事務ミスで感じたことを、今後の行動に活かすために気付いたことを簡単に書いていこうと思います。
私の本業は「ガス屋さん」です。
で、商品の発注で対応するガスの種類を間違えて注文してしまいました。
ガスにも種類があって、プロパンガスと都市ガス。
いつもプロパンガスで注文することが圧倒的に多いですから、発注書に何も書かなかったら自動的にLPガスの商品が入ってきます。
今回対応したお客様は都市ガスの機器の注文ということは頭ではわかっていたのですが、注意書きに「都市ガス用」と書いていなかったばっかりに、案の定「プロパンガス用」の商品が入ってきました。
自分では書いたつもりがー と思うのですが、実際は書いておらず。。。
まあ返品処理で後のことはなんとかなったのですが、こういう「抜け・モレ」というのは、私のように注意欠如タイプの人は永遠のテーマだと思います。
注文書書く時とか、いくら気を付けていても、前失敗したことの部分だけに気を付けて、別のところがおろそかになったり。
そうなると同じ仕事のミスでなくても、周囲の人から「また同じミスしやがってー」と、自分では「それは違う！」と思っていても、そう映ってしまうことは仕方がないことで、そんなことに意地をはっても何も解決しない。
ここで大事なのは、自分のようなタイプの人は、どれだけ気を付けていても「抜け・モレ」ということが必ず起こるという前提で仕事の進め方を考えないといけないということです。
たとえば、発注する事前に他の人の確認をとる等、いろいろありますが、そればっかりしてると他の人の手を止めてしまうことになり、迷惑になりますよね。
他の人にすれば「それくらいできるやろ」という頭でしかいませんから、人の力も頼りっぱなしもよくない。
自分で解決できるレベルのことは、自分で解決できるようにする。
社会人として当然です。そこに障害あるなし関係なしです。
今回の事務ミスを通じて、思ったことは「抜け・モレ」を起こしやすいという自分を再度自覚するという考え方に立って、何をしないといけないのか？
１．ミス（抜け・モレ）が起こる前提で、仕事を進める
抜け・モレがあるときは「やったつもりがー」が多いので、「ちゃんと確認しろ」といわれるのが関の山。確認が大事なのは誰でもわかっていると思いますが、仕事にとりかかるときに「これこの仕事をするときに確認しておくべきポイントはどこか？」、大事なのは確認すべきポイントを事前に押さえておくということです。
２．抜けやすいポイントを事前に押さえて、書面化する
会社で使っている注文書の書式には「ガスの種類は？」と確認する欄がそもそもありません。メーカー、商品名、型式、数量、納期だけ。ガスの種類などについては、注文する人が備考欄にそれを書くしかありません。
これでは抜け・モレが起こりやすい人にとっては、記憶していても「注文書の様式に書かれていなかった」と気づかず、スルーして備考欄に書かないようになってしまいます。
どうするのか？
あらかじめ注文書の書式を自分仕様にするということです。
ガスコンロを注文するときに気をつけないといけないのは、右左の強火力、色、ガスの種類です。これまでは「自分の注意力」で抜けないように気を付けていましたけれども、それでも起こってしまう。
こういう気をつけてても起こるミスが増えるのであれば、右左の強火力、色、ガスの種類などの記載項目をあらかじめ書いた書式、自分仕様の書式をつくるということです。
これなら、書きながらチェックができますよね。お客さんから聞きそびれてたら、電話してチェックもできる。注文して受け取った人も、「ガスの種類に〇ついてませんけど、どっちですか？」という、自分と受け取った人の2重チェックになる。
今朝、そのミスがわかったのですが、ミスの処理をしてから、上に書いたこういうことを考えて、すぐに注文書の書類を自分仕様に改造しました。これでいつまで発注ミスが起こらないか、記録をつけようと思います。
以前にもツイッターにもすこし触れたことがあるのですが、「その時の自分の注意力だけで仕事を進めるのは賢くない」ということです。気をつけようで、注意力で勝負しても、しばらくはよくてもまた同じミスを繰り返すのが自分です。
私と同じような注意力が弱い人に共感していただけるかどうかわかりませんが、
注意力が弱い人が自分の注意力だけに頼る仕事の進め方はミスの可能性が伴うということが言いたいのですが、いかがでしょうか？
「自分だったらこういう箇所、こういう部分でミスをするだろうなー」ということを予測しながら、仕事を進めるということが大切です。これはミスをしないとわからないことです。ミスをやってみて起こったことを観察して、原因を振り返って分析して、ミスしない方法を次から実行する。
発注の仕事だけじゃない。小さい注意力でも、ミスなく仕事を進める工夫が大事。
いかにミスするポイントがどこにあるのかということを、仕事をしながら見つけていくこと、見つけたら自分にあった方法に加工したり、工夫したりする。
みっと